Perguntas e Respostas (Gerenciador)

Para cadastrar um novo cliente, acesse o menu Arquivo > Clientes > Incluir. Caso a empresa em questão já exista nos demais sistemas da Dexion, poderá clicar em Alterar. 

Na guia Dados Gerais preencha os dados iniciais da empresa, como Nome, Endereço, CNPJ, etc. As demais guias também deverão ser preenchidas, abaixo serão listados os principais campos.

Na guia Dados complementares > Diversos, preencha com Sim o campo "Ativo" e informe a data em que ela passou a ser ativa no escritório. No campo “Documentos para Web” selecione a opção "0 - E-mail". Já no campo “Contribuinte do ICMS” preencha de acordo com a atividade da empresa, consulte o ícone "?" ao lado da opção, para mais detalhes.

Na guia Dados complementares > Contas a Receber, informe o valor de Honorário, e na “Origem do Documento” selecione 3 - NFS-e. Ao lado, poderá determinar a Data e o Tipo do Vencimento do boleto. Caso o cliente em questão efetue Retenção, poderá informar os percentuais nessa tela. No campo “Emissão de boleto” selecione a opção "1 - Papel e Web".

Ao final da tela terá o campo “Contas de Caixa/Banco”, nele deverá selecionar o banco utilizado pelo escritório, por onde os boletos serão registrados.

Os lançamentos de contas a receber são gerados a fim de gerar o boleto bancário e a NFS-e, para que os clientes do escritório efetuem o pagamento dos Honorários. 

O primeiro passo é configurar o Banco usado pelo escritório e também configurar o cadastro do cliente, conforme explicado nas perguntas anteriores.

Com a configuração feita, acesse o menu Arquivo > Contas a receber > Gerar. Informe o cliente desejado, ou se for gerar para Todos, pode deixar o cliente em branco. Em seguida marque a opção “Gerar honorário”, informe a competência ao lado. Caso deseje que junto com o honorário sejam levados outros valores, como Adicional anual, Reembolsos, ou Outros serviços, marque essas opções na tela e em seguida clique em Gerar.

O reembolso de clientes é usado nos casos em que o escritório efetua algum pagamento em nome do cliente, e esse valor tem que ser reembolsado ao escritório, como por exemplo as taxas pagas em cartório. 

Para incluir o reembolso, deve-se acessar o menu Arquivo > Reembolso de Despesas > Incluir. Informe a data, o cliente, selecione a conta de despesa, insira o valor desejado e descreva os detalhes a respeito do reembolso. No campo “Conta a receber” mantenha como “Não gerada”. 

Em seguida, poderá salvar e gerar o lançamento de Contas a receber com essa informação, acesse o menu Arquivo > Contas a receber > Gerar, marque a opção de Gerar Reembolsos de Despesas, especifique o período ao lado e gere. 

Poderá gerar um boleto à parte, ou poderá gerar junto com o boleto de honorário.

A opção de Processos é utilizada para situações em que é desempenhada alguma atividade para o cliente, onde demanda um prazo maior de execução, como por exemplo uma Alteração contratual, que normalmente precisa de um prazo até os trâmites serem concluídos. 

Para incluir, acesse o menu Arquivo > Processos > Incluir. Informe a data, o cliente e o contato desse cliente. Abaixo, selecione o executor, que será a pessoa designada para realizar o serviço. Selecione também o tipo de processo, caso não exista o desejado poderá incluir no menu Arquivo > Tabelas auxiliares > Tipos de Processos. No campo “Valor” poderá informar 0,00 caso não seja cobrado nenhum adicional por ele, ou ainda poderá informar o valor cobrado. Ao lado informe o prazo para execução desse processo e preencha o complemento abaixo. O campo “Data e Hora conclusão” deverá ser informado quando o processo tiver sido finalizado. 

Em seguida, poderá salvar e gerar o lançamento de Contas a receber com essa informação, caso possua valor. Acesse o menu Arquivo > Contas a receber > Gerar, marque a opção de Gerar Processos, especifique o período ao lado e gere. 

Poderá gerar um boleto à parte, ou poderá gerar junto com o boleto de honorário.

O boleto bancário é emitido depois da geração do lançamento de Contas a receber, conforme explicação da pergunta 3. Normalmente o boleto é registrado no banco para depois ser de fato enviado ao cliente para pagamento. 

Para tal, acesse o menu Relatórios > Boleto bancário, informe o cliente caso deseje, selecione o Banco e informe o período do vencimento, clique em Filtrar. Em seguida clique em Arquivo, selecione o layout do arquivo, de acordo com o banco selecionado, selecione o Tipo de Movimento “Remessa”, informe a data, selecione a pasta onde o arquivo será gerado e clique em Gerar. 

Caso seja a primeira geração, deverá gerar primeiro como Homologação, para enviar ao banco e conferir se a configuração está correta, para só depois gerar de fato como remessa. Com o arquivo gerado, poderá enviar o arquivo pelo internet banking, para fim de registro dos boletos.

Após o registro, poderá visualizar e salvar os boletos para enviar aos clientes. Para isso poderá visualizar e salvar o documento, ou ainda, poderá ir na aba WEB, para salvar o PDF separadamente, por cliente, para posterior envio para o e-mail dos clientes.

Primeiro, confira se o cadastro do cliente está configurado corretamente, acesse o menu Arquivo > Clientes > Alterar, Guia Dados complementares > Contas a receber. No campo “Origem do documento” tem que estar "3 - NFSe". Além disso, se o cliente em questão for efetuar retenção, configure os percentuais abaixo. 

Depois que o cliente estiver configurado, o lançamento de Contas a receber deve ser gerado, conforme explicado na pergunta 3. Em seguida, acesse o menu Relatórios > NFS-e, informe o mês de Vencimento do Contas a receber, informe o cliente e clique em Filtrar.

Caso seja a primeira emissão pelo sistema, na aba “notas a transmitir” deverá clicar no ícone de configuração, no canto inferior esquerdo. Nele, na aba Gerais deve preencher a série e o RPS inicial, e também informar a pasta onde deseja que os arquivos sejam salvos. Caso queira que a logo do escritório apareça na nota, poderá carregar o arquivo na aba DANFSE. Já na aba E-mail, deverá configurar os dados para o envio da nota via e-mail para o cliente. Feita a configuração, clique em Salvar e ao retornar para a tela inicial poderá marcar os lançamentos desejados e fazer a transmissão.

Já na aba Notas transmitidas, poderá visualizar, imprimir, enviar ou cancelar as notas que já foram transmitidas, sendo necessário apenas filtrar pelo mês de transmissão, para que as notas apareçam.

A quitação dos lançamentos de contas a receber serve para ter maior controle financeiro do escritório contábil, a fim de emitir relatórios que possibilitem a análise das contas e também do que está em aberto de cada cliente. Para realizar a baixa (quitação) do Contas a receber, existem duas opções: a quitação por meio de arquivo, e a quitação manual.

Para realizar a quitação por meio de arquivo, primeiro é necessário acessar o internet banking para obter o arquivo de retorno, que vai indicar que os boletos foram registrados, e também trará as baixas daquele período. Com o arquivo salvo, acesse o menu Arquivo > Contas a receber > Quitar boleto. Selecione o banco desejado e no campo “nome do arquivo” clique na lupa para buscar o arquivo baixado. Informe a data ao lado e clique em Visualizar. Aparecerá um resumo das informações e em seguida os lançamentos de quitação serão gerados.

Quanto à quitação manual, ela serve para os casos em que não há disponível o arquivo de retorno do banco, ou ainda para casos de pagamento em dinheiro/pix. Acesse o menu Arquivo > Contas a receber > Incluir. No tipo de lançamento selecione a opção "1 - Baixa". Selecione o cliente e o banco, também deverá informar a data do recebimento. Abaixo, no quadro de Recebimentos, clique em Incluir (sinal de +), selecione a forma de recebimento e valor. Ao pressionar enter, selecione o lançamento de Contas a receber que será baixado e clique em Salvar em seguida.