No menu Arquivo > Itens, ficam registrados todos os itens da empresa, para que eles sejam utilizados em notas, eles precisam ser cadastrados antes. Não há necessidade de fazer o cadastro do item manual, recomenda-se importar primeiramente as notas de vendas ou serviços prestados, para que os itens sejam cadastrados de acordo com a codificação que a empresa emite as notas.

Para incluir um item, acesse o menu Arquivo > Itens > Incluir. O cadastro do item é dividido nas guias Dados Gerais, Impostos, Fatores de Conversão de Unidade, Participantes, Contabilidade e Correlação.

• Item: Informe o código do item que é utilizado na empresa para a venda ou prestação de serviço, mesmo código que o item é cadastrado no programa emissor de nota fiscal.

• Descrição: Informe o nome do item. 

Na guia Dados Gerais devem ser preenchidos os campos:

• Valor unitário: Valor do item, esse valor será usado na geração dos lançamentos de inventário, na nota vai obedecer o valor que veio no arquivo;

• Unidade: Unidade de medida de revenda desse item;

• Código de barras: Código de barras do produto, porém não é um campo obrigatório;

• NCM: Nomenclatura Comum no Mercosul, caso o item seja uma mercadoria ou um produto, deverá ser preenchido de acordo com a tabela de NCM;

• CEST: Código Especificador da Substituição Tributária, essa informação deve ser preenchida em casos de itens que tenham Substituição Tributária de ICMS;

• Código da DIRBI: Informar o código da DIRBI correspondente ao tipo de item, caso a CST de COFINS ou PIS seja 06 - Operação Tributável a Alíquota Zero.

• Tipo do Item: Informe o tipo de item de acordo com as seguintes descrições:

0 - Arma de Fogo - Nesse caso, habilitará o campo Tipo da Arma que deve ser informado se é de uso permitido ou restrito e o campo Descrição Completa da Arma;

1 - Veículo Novo;

2 -  Medicamento - Nessa opção, habilitará os campos Tipo de medicamento, Base de cálculo e preço tabelado;

3 - Combustível - Informe também qual é o combustível que está sendo cadastrado;

4 - Energia Elétrica - Informe a Classificação dela;

5 - Comunicação e Telecomunicação - Informe a Classificação também;

6 - Serviços - Habilitará o campo tipo de Serviço (Reinf) deve ser informado de acordo com a tabela existentes na EFD Reinf;

7 - Transporte;

9 - Outros: Deve ser usado nos casos que não se encaixa em nenhuma das condições acima.

• Gênero: O gênero normalmente é composto pelos dois primeiros dígitos do NCM, em caso de serviços, o gênero informado é o 0

• Tipo no inventário: O tipo do item no inventário deve ser informado de acordo com:

00 - Mercadoria para revenda;

01 - Matéria Prima;

02 - Embalagem;

03 - Produto em Processo;

04 - Produto Acabado;

05 - Subproduto;

06 - Produto Intermediário;

07 - Material de Uso e Consumo;

08 -Ativo Imobilizado;

09 - Serviços;

10 - Outros Insumos;

11 - Outras.

Na guia impostos, as guias são separadas por cada imposto que o item possa ter:

• ISS: Caso o item seja de serviço, preencha com a situação tributária e alíquota de acordo com a legislação;

• ICMS: Em caso de mercadoria ou produto, preencha de acordo com a tributação da venda desse item;

• COFINS e PIS: Informe a tributação em caso de empresas não optantes pelo Simples Nacional

• IRPJ e CSLL: Nessa guia só terá informação em caso de item que seja serviço, se for o caso de utilizar alíquota de presunção da venda, marque o checkbox;

• IPI: Em caso de produtos industrializados, preencha a informação;

• Simples Nacional: Preencha apenas se a empresa tiver a tributação do Simples.

Na guia Fatores de Conversão de Unidade, em casos que a empresa compre itens em grandes quantidade e revenda em unidades menores, devem ser informadas nessa guia quantos itens em menor quantidade equivalem aquele que é comprado na unidade maior.

Exemplo: O item 01 é um refrigerante em lata 350ml, que é vendido a UN, mas a empresa compra a CX com 12 UN, na guia fator de conversão ficará:

Fator de conversão: 12 x UN = CX

Essa informação será verificada no momento da geração do inventário, para que o sistema consiga identificar a quantidade de item que entrou e a quantidade que saiu para conseguir gerar os lançamentos corretamente.

A guia Participantes, é a parte que chamamos de Associação dos itens, aqui é demonstrado qual item é comprado e de qual fornecedor para que a empresa revenda. No menu de Itens no sistema como ficam cadastrados os itens que a empresa revende, pode acontecer da empresa comprar de vários fornecedores diferentes, sendo assim, cada fornecedor pode ter um código de item diferente para aquele que a empresa revende, então a guia participantes nada mais é que a informação de qual item do participante representa aquele que a empresa vende.

Exemplo:

O item revendido na minha empresa é o 0001 - Arroz 5kg. Eu compro esse item de três fornecedores diferentes, logo tenho:

Fornecedor A - Arroz 5kg código do item 0010

Fornecedor B - Arroz 5kg código do item 0020

Fornecedor C - Arroz 5kg código do item 0030

Logo, no cadastro do meu item 0001 - Arroz 5Kg eu terei essas informações na guia Participantes.

Essa informação também é relevante na geração do inventário, pois com essa informação o sistema conseguirá entender o que entrou e saiu.

A guia Contabilidade é utilizada para quando for gerado o inventário ao SPED fiscal, ele levará o número da conta contábil que esse item utiliza, em caso de não preenchimento ai dentro do cadastro do item, a informação deverá ser preenchida na tela de geração do SPED Fiscal.

A guia Correlação é utilizada para criação do registro 0221 também do SPED Fiscal, ela deve ser preenchida na situação do cliente revender produtos de forma agrupada, então nesse item ele precisa informar os itens que fazem parte desse agrupamento, o exemplo mais claro que conseguimos expor é:

• A empresa revende um item CESTA BÁSICA, dentro desse item vão outros itens que são vendidos também separadamente, logo, dentro do item cesta básica é necessário incluir esses itens, que são chamados itens atômicos, logo, ficará conforme o print acima. 

• O registro 0221 é obrigatório para todo item em que o tipo no inventário seja 00 - Mercadoria para Revenda, então, mesmo que a guia correlação não esteja preenchida, o sistema criará esse registro de forma automática, colocando o próprio item como item atômico.

Após preencher todas as informações, clique em Salvar.