Antes de cadastrar a empresa é necessário que sejam cadastradas algumas tabelas:

• Tipos de Participantes;

• Tipo de Itens;

• Contabilista Responsável;

• Procedimentos Automatizados

Acesse o Menu Arquivo > Empresas > Incluir, informe um número para esta empresa e pressione Enter.

Preencha com os Dados Cadastrais da Empresa.

A Guia Dados Complementares é dividida nas Subguias: Complemento, EFD - Reinf, DIRBI, Dexion Contador, Automatização e Grupos

• Exercício - Clique no ícone de incluir (sinal de +) e informe o exercício que irá trabalhar na empresa, dentro dessa guia selecione também o Tipo de Participante e Tipo de Item já previamente cadastrado. Clique em Salvar. Logo abaixo, selecione o exercício que trabalhará na empresa.

• Certificado Digital: Selecione o certificado da empresa ou procuração, lembrando que, em caso de manifestação de NFE, é necessário que seja o certificado da própria empresa;

• Contabilista Responsável: Clique na Lupa e selecione o Contabilista Responsável. Caso não tenha nenhum, clique aqui e saiba como cadastrar.

• Escrituração Fiscal: Informe SIM, para que a empresa fique ativa para trabalhar.

• Natureza Jurídica: Clique na Lupa e selecione a Natureza Jurídica da empresa.

• Tipo de Cooperativa: Este campo é habilitado quando a Natureza Jurídica se referir a Cooperativas.

• Atividade: Informe a atividade da empresa brevemente.

• Inicio: Informa a data de Inicio desta empresa.

• Município na DIPJ: Campo não é mais obrigatório, mas caso queira informar, selecione o município que a empresa está instalada.

• EFD- Reinf: Marque esta opção para que a empresa fique habilitada a enviar os eventos para a Reinf.

• Implantação: Selecione o grupo de implantação em que a empresa esta enquadrada. A implantação do eSocial, é apenas para informação ao sistema, ela não é enviada em nenhum evento, porém, ela não muda, independente da empresa ter alteração na forma de tributação.

• Classificação Tributária: Informe a Classificação tributária da empresa que será enviada no evento R-1000;

• Entidade Vinculada à União: O campo ficará ativo quando a empresa tiver Natureza Jurídica do Grupo 1 - Administração Pública;

• Data do Óbito: Caso a empresa seja pessoa física e o responsável vir a falecer essa data deve ser informada para envio do R-1000;

• Situação da Pessoa Jurídica: Informe caso seja normal, extinção, fusão, cisão e incorporação.

• Desoneração da Folha: Caso a empresa seja contribuinte da CPRB, marque a informação;

• Entidade Obrigada à ECD: Se a empresa for obrigada a fazer o envio do Sped Contábil, maque o checkbox;

• Transformação em Sociedade de Fins Lucrativos: Preencha caso a empresa se transforme em uma Entidade de Fins Lucrativos.

• Na guia CONTATO, informe os dados do responsável pela empresa ou do contador.

Na guia DIRBI, caso a empresa seja obrigada a enviar a declaração, marque o checkbox.

A guia Dexion Contador deverá ser preenchida caso seja utilizado o contador para monitoramento de notas na máquina do seu cliente.

• Marque o checkbox: Utiliza o Dexion Contador

• Em contatos cadastre o contato do cliente, preenchendo todos os dados e marque as permissões que este contato terá acesso  (este contato é que vai acessar o programa Dexion contador para enviar os XML para o escritório de contabilidade);

• Caso queira que os XML sejam baixados automaticamente quando um usuário específico estiver logado no sistema, marque o checkbox de Baixar Xml automaticamente se o "Usuário" abaixo estiver logado;

• No campo pasta na Nuvem, deve ser informado o endereço da pasta que foi criado anteriormente para este cliente (clique na lupa, clique em OneDrive e selecione a pasta deste cliente e clique em retornar, clique em salvar. 

Na guia Automatização, temos mais quatro subguias: Baixar XML, Importar XML, Procedimentos Automatizados e Central de Logística.

Na guia Baixar XML, existem mais quatro subguias: Entradas, Saídas, Serviços Adquiridos e Serviços Prestados.

Na guia Entradas, caso queira que o sistema baixe o xml de forma automática, marque a opção. Ele fará a busca de 2 empresas a cada 10 minutos, com intervalo de 3 horas para a mesma empresa. Essa busca automática, só funciona em caso de certificado A1. Essa função mostrará as notas na Manifestação de NFE, através da central de Logística.

Na guia Saídas, caso queira que o sistema baixe o xml de forma automática, marque a opção. Ele fará a busca de 2 empresas a cada 10 minutos, com intervalo de 3 horas para a mesma empresa. Essa busca automática, só funciona em caso de certificado A1. Essa função buscará as notas do Sistema Dexion Contador pela central de logística.

Na guia Serviços Adquiridos, caso queira que o sistema baixe o xml de forma automática, marque a opção. Ele fará a busca de 2 empresas a cada 10 minutos, com intervalo de 24 horas para a mesma empresa. Essa busca automática, só funciona em caso de certificado A1. Essa função buscará as notas da Central de Logística - Baixar NFSe de Serviços Adquiridos.

Na guia Serviços Prestados, caso queira que o sistema baixe o xml de forma automática, marque a opção. É necessário também informar o número da última NFSe Baixada no campo especificado, para que o sistema busque a partir daquela nota e não haja consumo indevido no site. Esse campo será alterado automaticamente conforme as notas forem baixadas. Ele fará a busca de 2 empresas a cada 10 minutos, com intervalo de 24 horas para a mesma empresa. Essa busca automática, só funciona em caso de certificado A1. Essa função buscará as notas da Central de Logística - Baixar NFSe de Serviços Adquiridos.

Marque o checkbox caso queira que os arquivos XML salvos na pasta da empresa sejam importados de forma automática quando o usuário específico estiver logado no sistema.

Após cadastrar o Procedimento Automatizado no menu Arquivo > Tabelas Auxiliares > Procedimentos Automatizados, a informação poderá ser inclusa nesse campo no cadastro da empresa, lembrando que, essa função não faz o procedimento do PGDAS quando se tratar de empresa do Simples Nacional.

Na guia central de logística, selecione como Destinatário a opção 2 - E-mail da Empresa.  

O campo Pasta Alternativa só deve ser preenchida caso não utilize a central de logística para envio das guias, sendo assim, o sistema salvará elas por meio dos procedimentos automatizados. 

Caso queira separar as empresas em grupos para que facilite o cálculo dos impostos ou geração das declarações, informe nessa tela o nome do grupo desejado.

Na guia sócios, clique no botão de Incluir, preencha os dados pessoais do sócio da empresa e clique em Salvar.

Logo após salvar, selecione o Sócio responsável no campo CPF/CNPJ do responsável.

Caso a empresa possua Parceiros do Grupo Empresarial, preencha também a respectiva guia.

Caso queira emitir Termos de Abertura e Encerramento de Livros Relacionados à Escrituração Fiscal, inclua nessa tela o termo desejado, lembrando que, no Distrito Federal, as empresas não precisam mais emitir Livros Físicos, uma vez que enviam declarações mensais que substituem esse tipo de impressão física.

Na parte de tributações será inclusa a forma de tributação da empresa de cada exercício, nessa tela são preenchidos os seguintes dados:

• Exercício: Informe o Exercício que será cadastrado;

• Destinação da Escrituração Fiscal: Atualmente, todas as empresas do DF devem utilizar a opção 1 - SPED Fiscal;

• CNAE Fiscal: Preencha de acordo com o CNAE da empresa;

• Forma de Tributação: Selecione a forma de tributação da empresa, se Presumido, Real, Real Estimativa, Arbitrado, Imune ou Isenta do IRPJ ou Simples Nacional; 

• Tipo de Entidade: Caso a forma de tributação seja Isenta ou Imune do IRPJ esse campo será habilitado;

• Regime de Apuração do Lucro: Informe se a empresa é Regime de Caixa ou Competência. O sistema só apura por Regime de Caixa caso seja Lucro Presumido;

• Escrituração: Caso a empresa gere ECD, informe o Contabilidade, caso não gere, informe Livro Caixa;

• Trimestres: Nos campos dos trimestres, informe a forma de tributação da empresa em cada um deles dentro do exercício;

• Detalhamento da Atividade: Informe o tipo de atividade que a empresa exerce.

Ainda dentro da Guia Tributações, o sistema tem as subguias: Municipal, Estadual, Federal ou Simples Nacional, Retenções Sofridas, Retenções Efetuadas, Sped Fiscal e Sped EFD Contribuições (essa última só não aparece quando a forma de tributação da empresa é Simples Nacional.

• Municipal - Caso a empresa seja contribuinte do ISS, marque o ISS nessa tela;

• Estadual - Caso a empresa seja contribuinte do ICMS, marque ICMS nela. Dentro da guia Estadual, caso a empresa tenha algum benefício fiscal, inclua a informação desse benefício no sinal de +.

• CIAP: Selecione o modelo 3;

• Crédito do ICMS de um componente: Selecione a opção mais adequada para a empresa;

• Mês: Mês de início do Sped Fiscal;

• Desprezar os Códigos Fiscais de 'Transferência/Remessa' do Cálculo: Caso queira que esses códigos sejam retirados do cálculo do crédito do CIAP, marque o checkbox;

• Código da Receita: Informe apenas caso o código da receita do ICMS seja diferente do comum, normalmente preenchido para empresas de fora do DF;

• Vencimento: Informe o vencimento dessa guia.

Quando a forma de tributação da empresa é diferente de Simples Nacional, é habilitada a guia Federal, dentro dela teremos as subguias COFINS e PIS, IRPJ e CSLL, IPI e Contribuição Previdenciária.

Na guia COFINS e PIS, deve ser indicado:

• Regime de Apuração: Marque cumulativo quando a empresa é lucro presumido, e não cumulativo quando é lucro real. Obs.: Em alguns casos a empresa de lucro real pode ter as duas situações, se for o caso, marque os dois campos.

• Regime de Apuração Especial: Existem situações atípicas de apuração para COFINS E PIS que são por meio de Alíquota diferenciada ou por Unidade de Medida. Caso a empresa se enquadre em uma dessas situações, marque o checbox correspondente.

Na guia IRPJ e CSLL serão preenchidas:

• As alíquotas de presunção dos impostos, ou seja, aquelas que são aplicadas sobre a Receita da empresa para encontrar a base de cálculo. 

• A forma de pagamento deles, normalmente é mantida a opção de trimestral, mas a empresa pode optar por fazer o pagamento mensal, sendo assim, selecione nesse campo a informação desejada;

• Divisão do imposto em Quotas, dependendo do valor apurado do imposto, a empresa pode optar por fazer sua divisão em quotas, para isso, no cadastro da empresa informe a quantidade de quotas desejadas em cada trimestre.

Caso a empresa seja uma indústria, marque o IPI e selecione:

• Código da Receita: Código que será gerada a guia de recolhimento;

• Classificação do Estabelecimento: Selecione o tipo de atividade industrial a qual a empresa pertence.

Nos casos de empresas contribuintes da CPRB, ou seja, aquelas que tem desoneração da folha de pagamento, para que o cálculo do imposto seja feito no fiscal, marque o checbox na guia Contribuição Previdenciária, então preencha:

• Atividade: Clique na lupa e selecione a atividade da empresa enquadrada na CPRB;

• Regime de Apuração: Esse campo ficará ativo, apenas se a empresa for regime de Caixa, pois assim poderá ser definido se essa contribuição será em regime de caixa ou competência;

• SPED EFD Contribuições: O sistema preencherá a atividade e código da receita conforme a informação preenchida no primeiro campo de Atividade.

Nessa guia, informe os percentuais de Retenção, caso a empresa sofra retenção dos impostos federais em Nota Fiscal.

Caso a empresa sempre efetue retenção em aquisição de serviços, o checbox nessa guia deverá ser marcado.

Na guia SPED Fiscal, ficam as configurações que são relacionadas à essa declaração. São os dados:

• Perfil: Para empresas do DF o perfil utilizado é o A, previamente definido em Legislação, para outras Unidades da Federação é necessário consultar;

• Operações Com Combustíveis: Para empresas com o ramo de atividade que envolva combustível, deve ser informada sua operação ou a opção nenhuma para as demais empresas;

• Operações com Medicamentos: Para empresas com o ramo de atividade que envolva medicamentos, deve ser informada sua operação ou a opção nenhuma para as demais empresas;

• Tipo de Leiate do Bloco K: O tipo do leiaute a ser utilizado, vai depender do CNAE da empresa, nesse caso deve ser verificado com consultoria de legislação.

Além desses dados, existem alguns checkbox que devem ser marcados de acordo com a situação da empresa perante o SPED Fiscal, porém, os dois últimos são informações para o sistema no momento de importação de nota, que são eles:

• Transportar o ICMS Original do Item (Entradas e Saídas): Essa opção vai trazer o valor do ICMS de cada item de acordo com o que tá na nota fiscal, sendo assim, o sistema não vai recalcular.

• Utilizar o mesmo tratamento tributário e CST do ICMS do "item" para frete, seguro e Despesa acessória: Em notas que tem frete, despesas ou seguro, o sistema pegará o valor e lançará junto da situação tributária do item caso seja uma situação que não tributa ICMS.

Na guia EFD Contribuições temos:

• Escrituração: Normalmente, é utilizada a opção 2 - Consolidada para empresas de Lucro Presumido;

• Atividade Financeira: O campo ficará ativo, caso a empresa tenha atividade Financeira;

• Data:  Esse campo determina a data que a empresa passará a ter a redução do ICMS da base de Cálculo de Cofins e Pis.

A partir da competência 01/2025, as empresas devem apresentar o MIT - Módulo de Inclusão de Tributos, para isso deve ser preenchia da guia MIT no cadastro da empresa.  Nessa guia devem ser preenchidos os seguintes campos:

• Qualificação da PJ: Informe de acordo com a qualificação da empresa;

• Critério de Reconhecimento das Variações Monetárias: Informe se é Regime de Caixa ou Competência;

• Sem movimento: Caso a empresa seja inativa, informe a competência. Para que o sistema gere a informação para o MIT, essa data terá que ser a partir de 01/2025, se tiver uma data anterior, ele não conseguirá gerar.

• Variação do IRPJ/CSSL: O sistema automaticamente trará preenchido como 1/1;

• Eventos Especiais: Caso a empresa tenha alguma situação especial como extinção, fusão ou outra, inclua a informação nesse campo.

Quando a forma de tributação da empresa é Simples Nacional, no local da guia Federais, é habilitada a guia Simples Nacional, e dentro dela temos as subguias: Saídas, Serviços Prestados, PGDAS e Diversos.

Na guia Simples Nacional temos os campos:

• ISS no Simples: Deve ser marcada na situação de empresa prestadora de serviço que recolhe o ISS dentro do simples nacional;

• ICMS no Simples: Deve ser marcada na situação de empresa contribuinte do ICMS que recolhe o ICMS dentro do simples nacional;

• ME - Microempresa: Deve ser marcado quando se tratar de Microempresa, esse campo será critério para cálculo do valor fixo no simples.

Na subguia Saídas, caso a empresa esteja enquadrada em um ou mais Anexos que são oriundos de notas de saída, marque todos os anexos e no campo Receita mais Utilizada nas Saídas, informe o que é de fato mais comum, essa informação será utilizada no momento da importação das primeiras notas, quando os itens ainda não tiverem cadastrados, ou sempre que houver importação de item novo, pois nos arquivos XML de notas, não vem informação de Receita ou Atividade do Simples. Caso haja alguma exclusão no cálculo do Simples, marque também abaixo o impostos que será excluído em questão.

Na subguia Serviços Prestados, caso a empresa esteja enquadrada em um ou mais Anexos que são oriundos de notas de prestação de serviço, marque todos os anexos e no campo Receita mais Utilizada nos Serviços Prestados, informe o que é de fato mais comum, essa informação será utilizada no momento da importação das primeiras notas, quando os itens ainda não tiverem cadastrados, ou sempre que houver importação de item novo, pois nos arquivos XML de notas, não vem informação de Receita ou Atividade do Simples. Caso haja alguma exclusão no cálculo do Simples, marque também abaixo o impostos que será excluído em questão.

Nessa guia será informada apenas o código de acesso da empresa junto à Receita Federal, caso a empresa utilize o Certificado Digital, essa informação não é necessária. Esse campo, caso seja preenchido será utilizado para acesso ao PGDAS, no momento da apuração dos impostos.

Essa guia será utilizada apenas nos casos das empresas que fazem parte da Lei do Salão Parceiro do DF. Essa guia servirá para que o sistema faça o abatimento dos serviços adquiridos na base do Simples Nacional quando se tratar de salão.

Nessa guia ficarão gravados todos os DARF's, quando os impostos forem calculados no sistema, lembrando que, por se tratar de DARF, ficará gravado apenas na matriz. 

Na parte de Compensações, caso a empresa tenha alguma compensação dos impostos Federais deve ser incluso manualmente para que haja o abatimento no imposto.

Nessa guia também ficarão os DAR's gravados automaticamente no momento do cálculo dos impostos. Também poderá ser incluso manual de acordo com a necessidade da empresa, bem como a parte de GNRE que é o imposto devido a outra UF na parte Estadual.

Caso a empresa possua Inscrição Estadual em outra UF, nessa guia deverá ser preenchida a qual UF pertence, o número da inscrição e a data que ela foi criada.

Na guia de COFINS e PIS - Processos Referenciados, também deve ser preenchida em caso da empresa possuir processos relacionados a esses impostos.

Após preencher todos os dados, clique em Salvar.