Para iniciar o cadastro de trabalhadores no Dexion Folha de Pagamento, o primeiro passo é cadastrar algumas tabelas que serão utilizadas pelo sistema. 

Após a Inclusão das tabelas acima, acesse o menu Arquivo > Trabalhadores > Incluir, informe um Número de Matrícula e tecle Enter.

Dica: Caso esse trabalhador esteja sendo recontratado por uma empresa que esteja cadastrada no Sistema, é possível copiar os dados cadastrais dele, clicando no ícone Verde, da reciclagem.

Informe o Nome Completo do trabalhador e o seu CPF.

Importante!!! Caso esse trabalhador já tenha sido enviado ao eSocial, no campo Matrícula eSocial informe a matrícula que consta para ele, no portal do eSocial. A matrícula do eSocial, não muda enquanto o empregado permanece no mesmo estabelecimento, ou seja, mesmo em caso de transferência entre matriz e filiais, a matrícula se mantém a original.

O cadastro dos trabalhadores é divido em 4 guias:

1. Dados Cadastrais

2. Dados Contratuais

3. Eventos Trabalhistas

4. Compatibilidade

Nesta guia ficam salvos todos os dados cadastrais dos trabalhadores. Ela é dividida em 3 Subguias: Gerais, Documentos e Endereço. 

Gerais

Na guia Gerais, além de preencher com os dados pessoais do trabalhador, é possível prestar as informações referentes ao cadastro de dependentes, Beneficiários de Pensão e de Plano de saúde, Previdência complementar e Anotações.
Lembrando que, para a nova versão do layout do eSocial, o campo Etnia/Raça é obrigatório.

Dependentes

Em dependentes, serão cadastrados os dependentes do trabalhador para fins de Salário Família e Imposto de Renda. Para todo dependente de IRRF, é obrigatória a informação do CPF, independente da idade.

O campo início será a data de admissão do trabalhador ou a data de nascimento do dependente.
Obs.: Sempre que incluir um novo dependente, deve ser enviado um evento S-2205 para o eSocial.

Beneficiários de Pensão

Nessa tela, serão cadastrados os beneficiários de Pensão Alimentícia dos trabalhadores.
Obs.: Esse cadastro não é enviado ao eSocial, vai a informação do beneficiário vinculado à rubrica no evento S-1200 ou S-2299.

Beneficiários de Plano de Saúde

Nessa tela, serão cadastrados todos os beneficiários do plano de saúde, incluindo o titular caso haja desconto em folha para ele também.

Clique aqui para saber como cadastrar um Benefício.

Obs.: Informação importante para envio da DIRF, que em breve será substituída pelo eSocial.

Documentos

Obs.: Caso este trabalhador tenha apenas a CTPS digital:

• CTPS - informe os 7 primeiros dígitos do CPF do trabalhador.

• Série - informe os 4 últimos números do CPF.

• UF - Informe a Unidade da Federação de Vinculação do Trabalhador.

• Data Exped. - Será a data de Geração do arquivo de Consulta ou Cadastramento.

Nesta guia são informados todos os dados relativos ao Contrato de trabalho, como Data de admissão, salário, cargo, etc. Ela é dividida em 3 Subguias:

Admissão, Outros e Desligamento.

Nesta guia, preencha os dados referentes a Admissão do trabalhador. Nesta tela, alguns campos merecem atenção:

• Data de Opção: Informe a data em que o trabalhador fez a opção pelo FGTS.

Obs. 1.: Este campo só é habilitado, ao marcar o Checkboxs "Opção pelo FGTS"

Obs. 2.: Esta data geralmente é igual a data de Admissão do Trabalhador (em caso de admissão) ou igual a data de Admissão (1º) (em caso de trabalhador transferido).

• Tipo de Contrato: Caso o trabalhador seja contratado em regime de Experiência, o tipo informado deverá ser o 2 - Prazo Determinado, Definido em dias, marcar o Checkboxs "Contrato de Experiência" e informado a quantidade de dias de experiência e de prorrogação, caso tenha. Ao lado, temos um Checkboxs "Direito de Rescisão Antecipada", caso esse campo seja marcado, e houver uma rescisão durante o período do Contrato Determinado, o sistema não irá gerar as multas dos Art. 479 e 480 da CLT, que tratam da quebra do contrato por parte do Empresa e do Empregado.

• Meio de Admissão:  Normalmente, é informada a opção 1 - normal, porém em caso de admissão por alguma decisão judicial (processo trabalhista), deve ser informada a opção 3 - Decorrente de Decisão Judicial e no campo Processo, informar o número do processo referente à essa decisão.
  Obs: Essa informação do processo irá no evento S-2200, que é o cadastro inicial do trabalhador.

Nesta guia, preencha com os dados referente ao Cargo e a Remuneração do trabalhador, assim como sua carga horária Semanal e Mensal.

• Salário Variável: Este campo só deve ser preenchido, caso a Unidade do Salário Fixo seja a "7 - Não Aplicável, Exclusivamente Variável."

• Grupo de Filtro: Ao preencher qualquer informação neste campo, ela irá atribuir uma espécie de elo com os demais trabalhadores que possuírem essa mesma informação, facilitando em alguns procedimentos dentro da Folha.

• Grupo de Reajuste Salarial: Ao preencher qualquer informação neste campo, ele poderá ser utilizado no momento de Reajuste de Salários para selecionar os trabalhadores que receberão aquele percentual. Uma forma de utilizar esse campo, seria preenchendo uma informação igual para trabalhadores de mesmo cargo, assim facilitaria no momento de realizar o Reajuste de Salário.

• Adiantamento Salarial: Marque esse Checkboxs, caso a empresa faça o pagamento de folhas de Adiantamento Salarial.

Essa guia será preenchida pelo sistema, após a confecção da Rescisão de Contrato de Trabalho, do Trabalhador. Somente em situações bem esporádicas será preenchida de forma manual. Como na situação de um "desligamento" de sócio, que no caso não é feita rescisão ou ainda na situação de Mudança de CPF. 

Nesta Guia, são informadas as movimentações trabalhistas do Trabalhador, dentre elas o registro de Folhas de Pagamento, Férias, Afastamentos, SST, etc. Ela é composta por 3 Subguias: Diversos, Afastamentos e SST.

Esta guia possui 7 Subguias: Folha de Pagamento, Lotações, Férias, Múltiplos Vínculos, Empréstimos, Treinamentos e Rubricas.

• Na subguia Folha de Pagamento - Ficam gravadas todas as folhas confeccionadas para o trabalhador no período que ele está na empresa, incluindo as férias, e rescisões quando houver;

• Na Subguias Lotações, clique em Incluir, informe a data em que esse trabalhador começou a trabalhar neste local de trabalho, e preencha os demais campos. Em caso de troca de lotação, é necessário incluir uma nova data para cada mudança. 

• Na subguia Férias - Também são gravadas quando as férias são confeccionadas, porém, pode incluir de forma manual, o período de gozo das férias antes de confeccionar pela opção do menu relatórios.

• Múltiplos Vínculos - Nessa guia deve ser inclusa a informação quando o trabalhador já recolhe o INSS em alguma outra empresa, essa informação será para calcular somente a diferença do INSS obedecendo o limite da tabela. A informação irá no evento S-1200 para que o eSocial também reconheça essa informação e faça o cálculo do INSS corretamente.

• Empréstimos - Nessa guia, ficam salvos os empréstimos que o empregado possa ter na empresa para desconto em folha de pagamento. Nesse caso é necessário criar uma rubrica de empréstimo para vincular nessa guia, essa msm rubrica será gerada em folha, no valor de cada parcela, na quantidade de meses que foi dividida.

• Treinamentos - Em caso de treinamentos que o trabalhador se ausente do trabalho, eles podem ser inclusos também nessa guia.

• Na Subguia Rubricas, caso ele tenha lançamentos de descontos ou proventos específicos,  clique em incluir e informe as rubricas que serão lançadas para este trabalhador. É possível copiar as rubricas para demais empregados, caso seja necessário, basta clicar no ícone da antena e selecionar se deseja copiar para todos ou somente para empregados específicos.

A guia Afastamentos é dividida em 5 Subguias: Afastamentos Temporários, Estabilidade, Faltas Justificadas, Fatos Relevantes e Avisos Prévios;

• Afastamentos temporários - Nessa subguia serão inclusos os afastamentos que consequentemente serão enviados ao eSocial, afastamentos como acidente de trabalho, por motivo de doença, licença maternidade, férias, dentre outros... Para incluir o afastamento, clique no ícone do sinal de + e informe o motivo do afastamento e suas respectivas datas. No caso de afastamento por motivo de férias, ao confeccionar o recibo de férias no sistema, ele preenche automaticamente essa informação.

• Estabilidade - Essa guia é preenchida em situações que o trabalhador tem estabilidade prevista pela CLT ou convenção coletiva do sindicato, e deve ser preenchida caso ele se enquadre em alguma dessas situações .

• Faltas Justificadas - As faltas justificadas do trabalhador, serão informadas nessa subguia, como exemplo são atestados médicos que não geraram afastamentos de mais dias, licença paternidade, casamento, dentre outros. As faltas justificadas, gerarão uma rubrica específica na folha de pagamento do trabalhador.

• Fatos relevantes - Essa guia deve ser preenchida em caso de Advertência, Suspensão, Aposentadoria ou outro motivo relevante ao trabalhador.

• Avisos Prévios - Em caso de Aviso Prévio dado ao trabalhador ou em que ele peça desligamento e haja o aviso, deverá ser incluso nessa aba.

A guia SST - Saúde e Segurança no Trabalho é dividida em mais três ou quatro subguias. Que são: CAT, Monitoramento da Saúde, Condições Ambientais do trabalho e ainda Exames toxicológicos (essa só aparece no caso de trabalhador com CBO de motorista profissional):

• CAT - Nessa guia serão importados ou preenchidos os dados referentes à Comunicação de Acidente de trabalho se for o caso, para posteriormente serem enviadas ao eSocial através do evento S-2210;

• Monitoramento da Saúde - Nessa guia serão inclusos os atestados médicos admissionais, demissionais, atestados periódicos, de retorno ao trabalho, mudança de função, ou seja, todos os exames e atestados oriundos da medicina do trabalho, essas informações serão enviadas no evento S-2220 ao eSocial;

• Condições Ambientais do trabalho - Nessa guia são cadastradas as informações das condições do ambiente de trabalho que o trabalhador está alocado, nela vai conter informação dos agentes nocivos caso estejam expostos, essas informações serão enviadas no evento S-2240 ao eSocial;

• Exames toxicológicos - Para os motoristas profissionais, a partir de 08/2024 passou a ser obrigatório o envio do exame toxicológico ao eSocial, com isso, a informação do exame é preenchida nessa guia para envio através do evento S-2221.

Caso deseje importar os dados dos eventos de SST, é possível através da central do eSocial, para saber mais clique aqui!

Nesta Guia ficam salvos as informações que servem como base para a geração de SEFIP, CAGED, RAIS e DIRF, além do Histórico de Benefícios Emergenciais que trabalhador tenha recebido. Ela é composta por 7 Subguias:  SEFIP, CAGED, RAIS, PPP, Fichas Financeiras, Conversão e Benefícios Emergenciais. Essas subguias são preenchidas pelo sistema de forma automática, com exceção das guias PPP e Benefícios Emergenciais.

• SEFIP - Nessa guia é informada a categoria do trabalhador que seja compatível com a categoria informada na guia Admissão, quando há desligamento também é preenchida essa informação.

• Na Subguias CAGED, informe a Movimentação da Admissão e o Tipo de Declaração de Admissão. Caso o CBO do trabalhador seja de Motorista, os campos do Exame Toxicológico estarão habilitados para inclusão.

• Na Subguias RAIS, informe o Tipo de Admissão e Vínculo. Caso tenha a situação descrita nos Checkboxs abaixo, marque-as.

• PPP - Para emissão do relatório PPP preencha os dados nessa guia, porém, após o início dos eventos de SST ao eSocial, não há mais necessidade da impressão desse relatório;

• Fichas Finaceiras - Após o cálculo das folhas de pagamento, o sistema grava as informações na ficha financeira, que servirão de envio para DIRF e também para a RAIS;

• Conversão - Informações do que foi excluído na conversão do sistema antigo para o novo;

• Benefícios Emergenciais - Guia criada para os benefícios emergenciais que ocorreram durante a pandemia.

Clique em Salvar. 

Pronto! Cadastro realizado com sucesso!