Perguntas e Respostas (Contábil)

Acesse o menu Adicionais > Gerar arquivo para o Sped Contábil - Escrituração Contábil Digital.

• Mês a Mês:  informe o período do exercício que está gerando. Se a empresa estiver abrindo ou fechando naquele ano, informe o período de forma proporcional.

• Situação especial: Normalmente fica "9 - Nenhuma", mas se a empresa se encaixar em alguma das outras situações, como por exemplo a "4 - Extinção", pode selecionar.

• Situação no Início do Período: Costuma ser a opção "0 - Normal". Mas se a empresa tiver aberto no exercício em questão, coloque a opção "1 - Abertura". Caso a empresa tenha sido do simples em parte do exercício, marque a opção "3 - Inicio da obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano-calendário".

• Finalidade da escrituração: Pode ser "0 - Original" ou "1 - Substituta" (Caso esteja retificando).

• Empresa de Grande Porte: Se a empresa for de grande porte, deve se atentar ao este campo, para definir se ela é sujeita ou não a auditoria independente.

• Modalidade da Escrituração: Costuma ficar "0 - Escrituração Centralizada", mas se a empresa possuir Filial(is) com cadastro próprio (Em vez de utilizar centro de custo) deve utilizar a opção "1 - Escritutação Descentralizada".

• Mudança de Plano de Contas: Mantenha a opção "0 - Não houve mudança no Plano de Contas" se não houve ou informe "1 - Houve mudança no Plano de Contas" se o plano de contas do ano que está gerando for diferente do plano de contas do exercício anterior.

• Pasta: Informe uma pasta de sua preferência (Ex: C:\ ou Área de Trabalho ou Documentos, etc).

• Gerar a empresa (eCNPJ) como Signatário da Escrituração: Marque ele quando precisar utilizar o certificado da própria empresa ao invés do sócio.

• Modelo do espelho: Informe a opção "2 - Modelo II".

Clique em Arquivo, para que o arquivo seja gerado.

O ideal é que se faça os vínculos dentro das contas do Balanço e da DRE, pois a quantidade de contas é bem menor que a do Plano de Contas.

Para isso deve acessar o menu Arquivo > Tabelas auxiliares > Estruturas das Demonstrações Contábeis > Estrutura do Balanço Patrimonial. Altere as contas analíticas (Ex: Caixa) e na guia “Vínculos com o SPED” clique no sinal de + para incluir.

Selecione o Plano de contas do Sped de acordo com a empresa (Ex: Presumido, real, partidos, etc) e informe a conta correspondente, podendo pesquisá-la pela lupa. Em seguida ,salve e faça o mesmo procedimento nas demais contas, inclusive na Estrutura da DRE.

Obs.: Se tiverem contas do plano de contas com a mesma conta do Balanço/DRE mas que devam ter contas do SPED diferente, o ideal será fazer a vinculação dessas pelo plano de contas (Ex: Contas dos impostos a recolher, como Cofins e Pis, onde a conta do balanço é a mesma, mas a conta do SPED é diferente para cada).

Acesse o menu Arquivo > Tabelas auxiliares > Tipos de plano de contas, altere o Plano de contas da empresa em questão (lembre-se sempre de conferir qual é o plano utilizado pela empresa antes).

No campo “Plano de contas do SPED” clique na lupa e selecione o plano, lembrando que na tela de pesquisa tem a coluna “Entidade Responsável no SPED” que mostra a destinação daquele plano.

Em seguida clique em Salvar.

Para essa conferência, será necessário gerar arquivo para o SPED ECD, então acesse o menu Adicionais > Gerar arquivo para o Sped Contábil - Escrituração Contábil Digital. Preencha os dados do exercício desejado e clique em “Arquivo”.

Após a geração aparecerá um relatório demonstrando os vínculos. Nesse relatório será possível ver a conta do plano de contas, verificar qual a conta do SPED selecionada e a origem dela (Ex.: Se ela foi vinculada à conta do Balanço ou direto pelo plano de contas).

A partir disso, poderá analisar a descrição das contas do plano de contas e do Sped para ver se são compatíveis.

Obs.: É importante verificar a estrutura do plano do Sped, pois ele normalmente tem divisões similares ao do plano de contas (Ex: Ativo circulante, ativo não circulante). Então veja primeiramente qual é o plano de contas do SPED utilizado por essa empresa (Nesse mesmo relatório tem informando qual é o plano do SPED, no canto superior direito).

Depois que souber qual é o plano, acesse o menu Arquivo > Tabelas auxiliares > Plano de contas do SPED. Altere o plano utilizado pela empresa e verifique a estrutura, para que não seja feita a vinculação em um grupo errado do SPED.

Nesses casos, existem duas situações: Quando a outra contabilidade envia o backup e quando não envia.

1. Quando a outra contabilidade ENVIA o backup:

Quando o backup é enviado, o ideal é fazer um encerramento MENSAL no último mês que foi de responsabilidade da outra contabilidade e realizar outro encerramento Mensal em Dezembro.

Ao gerar arquivo para a ECD, deverá informar apenas o período que é de sua responsabilidade, e no campo “Situação no início do período” marque a opção “3 - Início da obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano-calendário”.

2. Quando a outra contabilidade NÃO ENVIA o backup:

Quando não há backup, o ideal é lançar saldo inicial nas contas patrimoniais e fazer apenas o encerramento anual, mas no momento de gerar informe apenas o período de sua responsabilidade.

O ideal é fazer um encerramento MENSAL no último mês em que a empresa foi optante pelo Simples Nacional e realizar outro encerramento Mensal em Dezembro. Ao gerar arquivo para a ECD, deverá informar apenas o período no qual ela é Presumido (ou Real), e no campo “Situação no início do período” marque a opção “3 -  Início da obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano-calendário”.

Vamos utilizar como exemplo 2024 para 2025.

No sistema, mantenha o exercício de 2024 selecionado e com ele já encerrado acesse o menu Adicionais > Iniciar novo exercício e clique em Iniciar.

Em seguida selecione o exercício de 2025 e acesse o menu Adicionais> Atualização de saldos. Para conferir se deu certo, pode olhar o Balancete Analítico do mês 01 para conferir.

Obs.: Quando o Tipo de Plano de Contas é diferente entre os exercícios, não tem como carregar os saldos de um ano para o outro automaticamente. Terá que incluir manualmente no exercício atual, no menu Arquivo > Plano de Contas > Saldo inicial (apenas nas contas patrimoniais).

Normalmente o centro de custo é utilizado em empresas que possuem SCP (Sociedade por Conta de Participação) ou quando possui Filial(is). O centro de custo serve para que todos os lançamentos sejam feitos no mesmo cadastro de empresa, mas que ao visualizar os relatórios e demonstrações, seja possível visualizar de forma individualizada a informação de cada um.

Para empresas com filiais é interessante a utilização dele, para facilitar a geração do SPED ECD em um arquivo único, além de poder visualizar os relatórios e demonstrações de forma consolidada mais facilmente.

No contábil, acesse o Menu Arquivo> Tabelas auxiliares> Tipos de centro de custos. Clique em Incluir.

Nesse primeiro campo digite CENTRO DE CUSTO 100 (Substitua esse número 100 que utilizei como exemplo pelo número da Matriz).

Pressione Enter, na descrição digite o nome da empresa e na estrutura informe 9.99 e salve.

Depois acesse Arquivo> Empresas> Altere o cadastro da Matriz> Guia Dados complementares. Na parte de cima tem a tela de Exercícios, clique sobre o exercício desejado e altere. Lá embaixo, no campo “Tipo de Centro de custo” clique na lupa e selecione o centro de custo que acabou de incluir.

Salve o exercício e ainda na guia Dados complementares, mais abaixo tem o campo do exercício, selecione o que acabou de alterar e salve o cadastro da empresa.

Agora acesse o Menu Arquivo> Centros de custos> Incluir. Digite o número 1 e pressione Enter. Na descrição informe o nome dessa empresa e salve.

Clique em incluir novamente, digite 1.01 e pressione enter, digite MATRIZ e salve. Inclua mais uma vez e digite 1.02 e pressione enter. Na descrição digite FILIAL e salve. Se tiver mais filiais pode ir incluindo na sequência.

OBS: Os nomes acima (Matriz e Filial) são apenas exemplos, se desejar pode informar outros nomes, desde que consiga distinguir quem é matriz e quem é filial.

Para SCP:

O Processo de criação é o mesmo, deve apenas marcar a opção de SCP no centro de custo que for referente a ela, informar o CNPJ e colocar o mês de início. Deverá criar também um centro de custo para a própria empresa, pois nenhum lançamento pode ficar sem Centro de Custo.

Contador como procurador:

Acesse o menu Arquivo > Empresas > Alterar > Guia Sócios e parceiros, altere o cadastro do sócio responsável. Na guia “Relacionamentos” altere o Sequencial existente e no campo do CPF informe o CPF do Contador e indique a qualificação do SPED (ao lado do CPF) como Procurador. Em seguida salve todo o cadastro.

Escritório como procurador:

Na tela de geração do SPED ECD tem o checkbox “Gerar a empresa (eCNPJ) como Signatário da Escrituração”, marque ele e gere o arquivo.

Ao importar o arquivo, será necessário editar a escrituração para alterarmos os dados para os do Escritório, então dentro do Aplicativo da ECD, com a escrituração da empresa aberta acesse o menu Escrituração > Dados da Escrituração > Opção 4 - Signatários da Escrituração.

Localize o nome da Empresa à direita e clique duas vezes sobre ele. Altere os dados para os dados do Escritório e no campo “Responsável - Assinatura ECD” coloque Sim. Em seguida salve e apenas valide a escrituração (No menu “Passo a passo”), sem importar novamente.

Assinar com o Certificado da própria empresa no lugar do Sócio:

Na tela de geração do SPED ECD tem o checkbox “Gerar a empresa (eCNPJ) como Signatário da Escrituração”, marque ele e gere o arquivo.

Ao importar o arquivo, será necessário editar a escrituração, então dentro do Aplicativo da ECD, com a escrituração da empresa aberta acesse o menu Escrituração > Dados da Escrituração > Opção 4 - Signatários da Escrituração.

Localize o nome da Empresa à direita e clique duas vezes sobre ele e no campo “Responsável - Assinatura ECD” coloque SIM. Em seguida salve e apenas valide a escrituração (No menu “Passo a passo”), sem importar novamente.