Os tipos de Plano de contas serão utilizados para vincular no cadastro de cada empresa que usará ele. É recomendado que cada empresa utilize o seu próprio plano de contas, pois quando mais de uma utiliza o mesmo, as alterações feitas em uma delas, será acatada para todas. Deve ser utilizado o mesmo tipo apenas para as empresas que sejam do mesmo grupo e visualizem os relatórios por grupo de consolidação.

Para incluir um novo tipo de Plano de contas, acesse o menu Arquivo > Tabelas Auxiliares > Tipos de Planos de Contas e clique em Incluir. É possível incluir um novo plano copiando de um já existente ou ainda importando um tipo através de um arquivo em .txt. Abaixo temos as duas situações: 

• Inclusão copiando de outro plano de contas já existente no sistema:

Na tela de inclusão, é possível copiar de um tipo de plano de contas já existente. Nesse caso, preencha os seguintes campos:

• Tipo de Plano de Contas: Defina o nome do plano de contas, pode ser informar número da empresa ou o nome dela, o campo é alfanumérico, então escolha o que ficar mais fácil para identificação posterior;

• Descrição: Nesse campo, pode ser repetida a mesma informação do campo tipo de Plano de contas;

• Copiar de outro Tipo de Plano de Contas: Caso queira copiar de um existente marque o checkbox e abaixo defina qual o plano de contas deseja copiar. Essa cópia trará todas as contas já existentes do plano copiado. Se essa opção for marcada, os campos abaixo serão preenchidos automaticamente. Caso não seja marcado, eles deverão ser preenchidos;

• Controle da Estrutura: A recomendação é que deixe sempre como Sim;

• Estrutura: Defina a estrutura conforme a quantidade de números que terão as contas analíticas;

• Plano de Contas do Sped: Selecione o tipo de plano de contas do Sped de acordo com a tributação da empresa que utilizará esse plano de contas;

• Tipo de Estrutura do Balanço: Selecione o tipo de estrutura do balanço;

• Tipo de Estrutura da DRE: Selecione o tipo de Estrutura da DRE.

• Inclusão importando arquivo em txt:

Para importar um modelo de plano de contas no sistema, após acessar o menu Arquivo > Tabelas Auxiliares > Tipos de Planos de Contas > Incluir, informe o nome do plano de contas e a descrição dele, em seguida, clique no ícone das setas que está destacado na imagem abaixo:

Ao clicar no ícone de importar, o sistema abrirá uma tela onde será selecionado o arquivo, que deve ser em formato .txt. Ao selecionar o arquivo, no campo leiaute o sistema já terá do Sped Contábil, mas também é possível a inclusão de um novo. Ao clicar no ícone do sinal de + na frente do campo Leiaute, o sistema abrirá a tela para inclusão, clique novamente no sinal de + e preencha:

• Tipo: Pode ser variável ou fixo, de acordo com a estrutura do plano de contas;

• Separador: É o que separa cada campo no arquivo, o mais comum é o pipe, mas pode variar;

• Origem: pode ser do SPED contábil ou de terceiros;

• Campos: Deverá incluir os campos na ordem em que eles estão no arquivo.

Após a definição do layout, clique em Ler. Caso tenham contas repetidas, o sistema apresentará um alerta na tela como mostra a imagem abaixo. é possível também, verificar as contas duplicadas, clicando no ícone da bombinha. Caso tenham contas duplicadas, marque apenas uma delas. Para localizar poderá pesquisar o sequencial apontado, no ícone da setinha verde. Depois que desmarcar as duplicadas, clique em Continuar. 

Após a leitura do arquivo, o próximo passo é configurar as contas, indicando a natureza e classificação. Essa configuração pode ser feita a partir das contas sintéticas e replicadas para as contas do mesmo grupo. 

Clique sobre a conta desejada e clique no ícone do martelo conforme a imagem abaixo. Marque a opção de aplicar nos níveis inferiores, preencha os campos (Natureza, Classificação, Conciliação e Lançamento) e clique em Aplicar. Dessa forma o sistema aplicará essa configuração para todas as contas do grupo. Como podem existir subgrupos que podem ter uma configuração diferente, tendo a natureza credora mesmo sendo do ativo por exemplo, como por exemplo as contas de depreciação do bem. Então depois que fizer essa primeira configuração, poderá localizar os subgrupos e ir ajustando de acordo com suas particularidades.

Esse procedimento deverá ser feito em todo o plano de contas. Para facilitar a localização dos grupos, podem ser utilizados os ícones das setinhas na parte superior da tela, que posicionará no próximo grupo. Terminada a configuração, o botão Confirmar ficará ativo. Clique nele para que o plano de contas seja incluído.

Depois disso poderá vincular o plano de contas ao cadastro das empresas que utilizarão ele. Os vínculos com o balanço e DRE deverão ser realizados posteriormente, em cada conta.