No sistema é possível importar os dados através do arquivo do Extrato Bancário das empresas, hoje é possível importar nos formatos:  OFC, OFX, Cnab240 ou ainda em PDF.

Acesse o menu Adicionais > Balancete de Verificação. Informe o período desejado, selecione o centro de custo, caso haja, e clique em Montar.

Abaixo, aparecerão as contas que possuem saldo e/ou movimentação no período informado. Clique duas vezes sobre a conta do Banco no qual realizará a importação do Extrato.

Obs: Caso a conta do Banco não apareça, será por não ter movimentação, então temporariamente poderá informar um saldo inicial de R$1,00 na conta (Arquivo – Plano de contas – Saldo inicial), que deverá ser retirado depois que os lançamentos do extrato tiverem sido importados.

Ao clicar duas vezes sobre o banco, aparecerá o Razão da conta e abaixo terá a opção “Extratos bancários”, clique nela e selecione a opção de Incluir. Aparecerá uma nova tela, solicitando o arquivo, clique na lupa e selecione o arquivo do Extrato bancário, que poderá ser nos formatos citados acima.

Depois de selecionado o arquivo clique em “Ler”, para que o banco seja selecionado e os lançamentos apareçam abaixo. Para cada banco o sistema automaticamente criará um Tipo de regra, e esse mesmo Tipo de regra poderá ser usado para todas as empresas que utilizam esse mesmo banco, mas se preferir também poderá criar um tipo de regra para cada empresa.

No campo “Contra-partida Geral” informe uma conta que servirá como conta transitória, ou seja, uma conta onde os lançamentos poderão ficar nela temporariamente, até que sejam destinados para a conta correta.

Na tela dos lançamentos existe a coluna “Regra” que possui a finalidade de configurar a contrapartida de cada lançamento onde, a partir do momento que for gravada, será usada nos meses seguintes, sempre que aquele Histórico de lançamento for trazido.

Na coluna “Regra”, existe o ícone de um Martelo, clique nele para abrir a configuração da conta. No campo “Histórico” é trazida a informação contida no extrato bancário. No campo “Débito/Crédito” normalmente já vem selecionado de acordo com a natureza do lançamento em questão, sendo devedor ou credor em relação ao Banco. Mas se desejar poderá colocar como “Ambos”, caso aquele histórico de lançamento seja usado nas duas situações.

O campo “uso do complemento” tem a opção “0- Não setar o complemento”, que determina que não será usado o complemento, apenas o histórico. Já a opção “1- Setar o complemento” indica que o complemento virá após o histórico, e a opção “2- Setar o complemento e ignorar o Histórico ao gerar os lançamentos” deve ser usada quando decidir não levar o histórico para o lançamento contábil e no lugar dele preencher o campo Complemento, para que seja usado exclusivamente.

Ainda na criação da Regra tem o quadro “Condições”, que servirá para determinar como aquela regra deverá ser aplicada. Ao clicar no sinal de + aparecerá o campo “Tipo”, que possui as opções 10- Igual a, 20- Que comece por, 30- Que termine por, 40- Que contenha e 50- Que contenha, na coluna.

Exemplo: O histórico do lançamento é “CONTA DE LUZ INTERNET - CEB DISTRIBUICAO S.A”, e deseja configurar essa regra para que toda vez que no histórico contiver a expressão “Conta de luz internet”, utilizar a conta configurada dessa regra. Dessa forma, na condição o Tipo ficará 40- Que contenha, e no Conteúdo deixará apenas “Conta de luz internet”.

Após salvar a condição, poderá incluir a conta do plano de contas que servirá como contra-partida da conta banco, para aquela regra em questão. Caso utilize o mesmo Tipo de regra em empresas com o Tipo de plano de contas diferente, deverá alterar a regra e adicionar o Plano de contas em questão.

Quando concluir o cadastro da regra e retornar para a tela inicial do extrato, terá no canto superior direito o ícone do martelo, que fica ao lado do sinal de +. O sinal de + serve para visualizar todas as regras já criadas, já o ícone do martelo serve para aplicar as regras existentes, para que o sistema as replique nos lançamentos do Extrato.

Assim que clicar no ícone do Martelo, as contas serão trazidas para os lançamentos e na coluna “Regra” o ícone ficará verde. Caso o ícone permaneça em vermelho, indicará que ainda não existe uma regra para aquele lançamento. Caso opte por não incluir a regra, o sistema jogará o lançamento para a conta de Contra-partida Geral.

Ainda nessa tela existe a coluna “Partida”, que servirá para desmembrar o lançamento quando ele tiver que ter mais de uma conta de contra-partida.

Para incluir a partida, localize a coluna “Partida” e clique no ícone cinza ao lado do lançamento desejado. Abrirá uma nova tela onde terá o sinal de + para incluir a partida. Inclua a partida da conta excedente, não sendo necessário incluir a conta principal, pois ela já estará contida na regra.

Exemplo: Pagamento de conta de água, no valor original de R$ 60,00 onde foi efetuado em atraso, gerando R$ 5,29 de multa. Totalizando um lançamento de R$ 65,29.

Dentro da partida deverá ser informado apenas a partida da multa, no valor de R$5,29, para que o valor ajustado de R$ 60,00 seja levado para a conta principal, de despesa de água e luz.

Depois de concluir a configuração das regras, poderá salvar o Extrato bancário. Em seguida, clique no ícone de gerar lançamentos contábeis, para que os lançamentos apareçam no menu Arquivo> Lançamentos.